Что такое «апостиль»?

Что же такое «апостиль» и «легализация»? Всё очень просто. Для того чтобы официальные украинские документы имели юридическую силу на территории иностранных государств, их необходимо должным образом удостоверить в соответствующих министерствах.Апостиль

Существуют два способа такого удостоверения: проставление штампа «апостиль» и консульская легализация. Выбор способа удостоверения (легализации) зависит от страны, в которой Вы собираетесь использовать документы. В процессе легализации проверяются подпись должностного лица и печать государственного учреждения, выдавшего документ.

С целью упрощения процедуры легализации документов в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана специальная Конвенция. Украина является участницей Гаагской конвенции с 2003 года. Так, официальные украинские документы, предназначенные для представления в учреждения другого государства-участника конвенции, легализируются путём проставления специального штампа «апостиль».

Документы для стран, не присоединившихся к конвенции, удостоверяются с помощью процедуры под названием консульская легализация.

Легализация документов, апостиль

Легализация документа необходима практически всегда, когда его нужно представить в официальные органы другого государства, за исключением следующих случаев:

  • учреждение, в которое подается документ, не требует его легализации;
  • когда между Украиной и государством, на территории которого будет использоваться документ, подписан двусторонний договор об отмене требования легализации;
  • когда легализация документа невозможна по причине его вида, типа либо характера.

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. в странах, её подписавших, для безоговорочного признания иностранных документов необходим лишь сертификат, называемый «APOSTILLE» («АПОСТИЛЬ»).

Штамп «Апостиль» проставляется на официальные документы и удостоверяет подлинность подписи лица, подписавшего документ, а также подлинность печати, которой скреплён этот документ. «Апостиль» проставляется на самом документе или на отдельном листе, должным образом прикреплённом к этому документу. Он имеет форму квадрата со сторонами не менее 9 см. Заголовок «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке, а текст самого штампа составляется на украинском языке. Конвенция не разрешает вносить изменения в текст «Апостиля» и менять последовательность размещения строк в штампе. Не допускается изготовление «Апостиля» с листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа «Апостиль».

Оформленный должным образом штамп «Апостиль» не требует дополнительного заверения. Каждая страна-участница конвенции назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление данного штампа. В Украине полномочиями по проставлению «Апостиля» наделены: Министерство юстиции, Министерство иностранных дел, Министерство образования.

Консульская легализация

В странах, не подписавших Гаагскую конвенцию, необходима консульская легализация. Консул легализирует документы и акты, составленные с участием властей консульского округа, или документы, исходящие от этих властей. Консульская легализация — определённый алгоритм проставления печатей и штампов на официальном документе с целью его дальнейшего использования на территории иностранного государства.

Наибольшее распространение получили два варианта процедуры «консульская легализация»:

  • Легализация происходит на территории государства, выдававшего документ.
  • Легализация документа осуществляется в стране назначения (использования).

Так, Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Украины осуществляет легализацию документов, выданных официальными органами Украины и предназначенных для представления за границей.
После легализации в Департаменте консульской службы, документы должны быть заверенными в дипломатическом представительстве того государства, где они будут использоваться. Иностранные документы могут быть легализованы Департаментом МИД Украины при условии их заверки в МИД страны происхождения и консульском учреждении этого государства на территории Украины.

Заверка переводов и документов в посольстве

Заверка документов или переводов этих документов в консульских отделах иностранных государств — одно из звеньев в цепочке легализации. Так, процедура консульской легализации всегда заканчивается заверкой в посольстве. В зависимости от страны консульская печать проставляется на оригинале легализированного документа либо на легализированном переводе этого документа. Кроме этого, посольства некоторых стран осуществляют заверку копий официальных документов. Так, например, посольство Испании заверяет копии загранпаспортов, а посольство Германии проставляет консульскую печать на копиях официальных украинских документов.

Заверка документов ЗАГС в Управлении юстиции

Процесс легализации документов, выданных органами ЗАГС, характеризуется некоторыми особенностями. Так, например, невозможна легализация документов, ламинированных (покрытых защитной плёнкой) с двух сторон.
Документы старого образца (до 1993 года) необходимо легализировать в виде нотариально заверенной фотокопии.
Документы нового образца необходимо предварительно заверять в Главном управлении юстиции по территориальному признаку (т. е. свидетельство о рождении, выданное в Одессе, заверяется в Главном управлении юстиции в Одесской области).

Истребование (повторное получение) документов в ЗАГСах

С целью подтверждения фактов, которые подлежат регистрации в органах ЗАГС, этими учреждениями выдаются должным образом оформленные свидетельства и справки. Повторные свидетельства выдаются лицам, в отношении которых составлена актовая запись. Повторные свидетельства о смерти выдаются только родственникам умершего. Родственные отношения необходимо подтвердить документально.

Повторные свидетельства о расторгнутом браке не выдаются. В этом случае выдаётся справка установленного образца. Справки о регистрации рождения, брака, расторжения брака, изменения имени, о внесении изменений в актовую запись могут выдаваться родственникам, усыновителям и опекунам. Другим лицам повторные документы могут выдаваться на основании нотариально удостоверенной доверенности от гражданина, имеющего право на получение таких свидетельств.

В заявлении на выдачу повторного свидетельства указываются:

  1. фамилия, имя, отчество, адрес заявителя;
  2. фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого запрашивается документ;
  3. какое необходимо свидетельство;
  4. когда и каким органом ЗАГС составлена актовая запись;
  5. цель повторного получения документа.

Если истребуется свидетельство о рождении, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество родителей.

Заверка медицинских справок в МОЗ

Легализацию украинских медицинских справок установленного образца осуществляет Министерство здравоохранения. Справка должна быть должным образом оформлена и заверена областным Управлением здравоохранения по территориальному признаку. Так, например, справки, выданные в Одесской области, заверяются областным Управлением здравоохранения в Одесской области.